Event checklist
1. Event checklist
Sự kiện
Ngày tổ chức
Thời gian
Địa điểm
2. PLANNINGWho When Deadline Note
Soạn thảo kế hoạch
Quyết định về chủ đề của sự kiện
Ngân sách
Trả lời câu hỏi: Tại sao? Ai? Cái gì? Khi nào? Như thế nào?
Phân tích tác động của Event tới mỗi đơn vị.
3. GUEST SPEAKERSWho When Complete Note
Confirm MC
Confirm diễn giả khách mời
Tóm tắt phần trình bày (phục vụ quảng bá)
Confirm phần trình bày
4. INVITATIONSWho When Complete Note
Chuẩn bị thư mời cho các khách mời (đơn giản: phôtô)
Chuẩn bị danh sách khách mời
Tổ chức, sắp đặt các phúc đáp tới khách mời
Gửi thư mời
Chốt danh sách KM và số lượng
Chuẩn bị thẻ - nếu có và nếu cần
5. PRIZES AND DONATIONSWho When Complete Note
Chuẩn bị thư mời và gửi tới người tài trợ tiềm năng
Chỉ định người chăm sóc
Lựa chọn giải thưởng
Ghi chép lại những doanh nghiệp hoặc cá nhân có đóng góp về tài chính hoặc công sức
Chỉ định người có trách nhiệm tại hội thảo.
6. VENUEWho When Complete Note
Địa điểm
Cung cấp nước uống
Đối chiếu với List KM, bố trí sơ đồ chỗ ngồi.
Sắp xếp bàn ghế, chuẩn bị ghế ngồi theo người dự kiến.
Chuẩn bị nước cho Khách mời diễn giả và thính giả.
Chuẩn bị máy ảnh, chụp ảnh và quay phim
Kiểm tra WC
Cấp nguồn điện, dây điện đủ dài
7. PROMOTINGWho When Complete Note
Thống nhất phần nội dung từ 2 bên
Gửi thông tin qua email
Thiết kế, in và dán Poster
Gửi thông tin
Phôtô giấy mời và gửi tới những đối tượng khách mời qua kênh gián tiếp
8. MEDIAWho When Complete Note
Viết thông cáo báo chí
Chuẩn bị công cụ cho truyền thông
Gửi thông cáo báo chí cho lãnh đạo phê chuẩn
Gửi thông cáo báo chí tới các tờ báo địa phương và chuẩn bị ảnh và sẵn sàng cho phỏng vấn
9. DECORATIONSWho When Complete Note
Chuẩn bị hoa, nước và phông nền, hoa tại bàn lễ tân.
Dán các poster tại hội thảo
Phướn dọc
Nhân viên mặc đồng phục
Phòng giải lao
10. EQUIPMENTSWho When Complete Note
1 Projectors ( Resolutions)
1 Screens ( Size)
2 Microphones ( 1 chiếc không dây)_ Kiểm tra âm lượng
1 Wireless Powerpoint Remote Controller
Test lại tất cả các thiết bị trước và sau khi sử dụng.
Bàn cho diễn giả, bục phát biểu
Kết nối và cài đặt thiết bị.
Chuẩn bị một Desktop khách quan
11. AT EVENTWho When Complete Note
Chuẩn bị chạy thử (Presentations)
Phân phối thời gian hội thảo cho các nhóm tổ chức, diễn giả khách mời, đơn vị quản lý địa điểm, và chủ quản (Soạn kịch bản)
Chuẩn bị tiểu sử của diễn giả khách mời và cung cấp cho MC
Phân phối vai trò và trách nhiệm cho nhóm:
• Bàn đăng ký
• Gặp gỡ và chào hỏi
* Đón tiếp và hướng dẫn vị trí chỗ ngồi (Phân phối chỗ ngồi cho VIP và diễn giả khách mời.)
* Người chạy micro (cho phần Q&A)
* Thư ký hội thảo và viết Report
Công nhận nhà tài trợ (Nếu có)
12. DOCUMENTSWho When Complete Note
Chuẩn bị tài liệu cho người tham dự
Chuẩn bị Brochures cho thính giả
13. FOLLOW UPWho When Complete Note
Chuẩn bị thư cảm ơn tới: Người diễn thuyết- khách mời, VIP, người bảo trợ và Đơn vị cho mượn địa điểm
Gửi thư cảm ơn
Chuẩn bị bản tóm tắt trước khi HT diễn ra
Gửi bản tóm tắt nội dung qua mail tới những thính giả không thể tham dự.
|
